在明朝初年，官场文风沿袭了宋代的风格，以词句修饰和卖弄学问为乐。即便是简单的事务，也要用上百字来叙述，从三皇五帝说起，让人读着读着就不知所云。对追求工作效率至上的朱元璋来说，这种做法无疑是一大苦恼和恼火。他决定进行一场大力整顿。

洪武九年的一天清晨，在皇宫里灯火辉煌之下，殿外传来了捶击与痛叫声。这是明太祖下令对廷臣茹太素进行杖责。当时，各地连续发生水灾、地震等自然灾害，太祖认为这是上天的警告，因此下了一道诏令，让臣民上书评论朝廷政策的利弊，并指出皇帝的过失。茹太素虽耿直，却在奏折中铺排得如此冗长，使得太祖心生不快。

当念到“有才能的人，这几年侥幸活下来的人数极少，而现在任用的都是迂腐的儒生或庸俗的官吏”时，太祖按耐不住，便将茹太素召至殿前询问刑部官吏中的腐儒与俗吏。然而茹太素只是含糊其辞，最终被杖责皮开肉绽。

夜深人静之际，朱元璋翻阅了茹奏折，对其繁复感到沮丧。他发现虽然奏折内容丰富，但其中许多文字并非必要，只占据了很大的篇幅。在16500字之后才开始阐述实质内容，他思考后认为其中至少有四点可行，即便最后500字也能表达关键信息。

第二日，一份简化版的奏折被摘抄出来，由明太祖亲笔序言发给文武大臣，并通过这个例子定制了一个新的奏章格式，将限制于言简意赅，不允许空话连篇。此举立即影响了大臣们写作风格，他们只能讲事情而非空谈，无论如何也不敢再堆砌辞藻。

明太祖反对冗长奏折，有着自己的原因。他曾对儿子朱标说：“自登基以来，我每件事都亲自处理，从不偷懒，每晚睡觉前，都要处理好那一天的事情。”因此，他总是早出晚归，每次吃饭时常因突然想起事项而放下筷子，将想到的事情记在纸片上，再缝入衣衫中，以备第二日审查。此法使他每天必须处理200多道奏折及400件事情，所以他坚持要求所有奏章简短扼要。

随后，他又命令研究制定《案牍减繁式》，要求官方文件精炼且易懂；还亲自撰写颁布《御制行移减繁体式一册》。这些措施对于推动文风整顿、克服繁文习惯、打击文牍主义以及提高办事效率具有重要意义。