档案定义和分析
所谓定义，是一个比较简短、明确的命题，揭示了概念所反映的事物的本质。 在具体操作中，定义是对事物的本质特征或概念的内涵和外延进行精确、简要的说明。 定义的规则是：（1）应成比例，即定义概念的外延与被定义概念相等； (2) 不应是圆形的； （三）一般不应作出否定判断； （四）内容应当清晰、准确。 对档案的定义有一个加深理解的过程。 随着研究的深入，档案的定义将越来越接近其本质，表达也将变得更加简洁、清晰。
分析完文件的基本特征后，我们可以对文件进行如下定义：
档案是社会活动中直接产生的记录材料，经过挑选、集中保存，作为历史记录和知识积累供参考的记忆工具。
1.档案主体。
档案是人类社会活动的产物，档案的主体应该是社会中的个人和组织。 人类的档案行为是人类区别于自然界其他生物的重要标志。 这是人类从完全野蛮状态中发展出来的一个特征。 它是人类文明的体现，是人类社会化的重要标志。 只有人类才有能力积累在活动中产生和形成的各种原始记录材料以供将来参考。 人类是社会性动物，其社会性的表现之一就是从出生起就生活在档案中。 例如，一个人出生时，会生成出生证明，并据此进行户口登记，形成户籍档案。 上学后，将生成出生证明。 并且学生身份档案会形成，工作后会形成人事档案，结婚后会形成家庭档案，工作中会形成个人档案和工作档案。 同样，社会中的组织也是如此。 “说实话，没有文字记载，就没有历史，也就没有文明。” （摩根：《古代社会》第一卷，商务印书馆1977年版，第30页）如果没有档案，社会中的人和组织不仅会失去自己的身份和归宿，而且会被社会边缘化，远离人类社会生活。 而由于缺乏对前人经验教训的研究和总结，他们也失去了文明进步的动力，只能在生命的轮回中轮回。 因此，档案应该是人类的一种共同行为。 这是因为“记录的保存适应了人类固有的需求，尽管这种需求被无知的人鄙视，但永远无法被压制。” （引自布伦内克《档案》前言）当然，造物主也会留下一些原始记录，可以帮助我们阅读一些历史信息，比如动物化石、树木年轮等，但这些都不是人类的产物活动，不能视为档案。
2.档案形成领域。
档案是人类活动的产物，必须在人类活动领域内产生。 人是社会性动物，档案产生和形成的领域只能是社会生活领域。 梁启超先生曾说过：“人为生存而运动，也为活动而生存。当活动停止时，人类就几乎停止了。一切活动都以能动者为体，以动者为相”。历史是综合体，相互参与活动的物种及其活动的各个方面构成了一个结构化的叙述者，因此，非活动的事物，如天象、地形等自然现象，不属于历史的范围。 ” （梁启超：《中国史研究方法》，华东师范大学出版社，1995年版，第1页）在社会生活中，每个人都生活在一定的社会环境和文化环境中，并受到一定社会文化的教育和教育。时间。 因此，他们的思想、感情、性格、行为等总是具有一定的社会文化模式特征。 人类的许多活动不能仅仅视为个体活动，而是人类社会活动的具体表现。 个人和组织在活动中产生和形成的原始记录材料可能具有社会意义，成为具有保存价值的档案。
3、档案具有保存价值
所谓保值，对于人类社会来说是具有进步意义的。 人们或社会组织在社会活动中会产生许多原始记录，但并非全部都具有保存价值并作为档案保存下来。 档案的保存是以知识的积累为前提的，任何人类知识扩散的原始记录材料都不算档案。 这就是梁启超先生所说的：“谁是历史学家？记录人类社会不断发生的活动，分析其总体结果，得出因果关系，以指导近代普通人的活动。” （同上）他还说：“历史古迹，无论是一个人独自创造的，还是普通人集体努力创造的，都必须在社会范围之内，其能动力量的运用必须能够影响社会。”整个社会，或者至少是社会的一部分。作为历史的一个组成部分就足够了。说白了，历史也是由全部或大多数人类的共同事业组成的，所以它的性质不是独立的，而是社会的。” （第2页）同样会在人类社会活动中，大量在空间上孤立、局部、在时间上偶然、破碎的原始记录材料的产生和形成，不具备档案的保存价值。具体来说，档案的保存价值应该在空间上具有普遍性，在时间上具有连续性，它是以时间为经线、以空间为纬线构成的社会记忆网络。
4.档案是一个动态的复合概念
人类社会生活是一条无尽的河流，档案就是这条长河中激起的波涛。 只要人类社会生活不停止，档案就会不断地产生和形成，并发挥长期的作用。 同时，档案是一定社会群体活动资料的集合。 事实上，它们是有意识地将个体的、零散的经验和知识收集成“集体记忆”。 因此，档案具有群体属性。